Save the Children recrute un Responsable de la chaîne d’approvisionnement, Sierra Leone

Save the Children recrute un Responsable de la chaîne d’approvisionnement, Sierra Leone

 

 

PROTECTION DE L’ENFANT : 

Niveau 3 : le titulaire du rôle aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) soit intensifs (par exemple quatre jours en un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes nationaux.

OBJECTIF DU RÔLE :

Save the Children est la principale organisation indépendante pour les enfants. Nous travaillons ensemble, avec nos partenaires de la société civile et du gouvernement, pour inspirer des avancées dans la manière dont le monde traite les enfants et pour parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. En Sierra Leone, Save the Children travaille dans 5 districts : Pujehun, Kailahun, Western Area Urban, Western Area Rural et Moyamba) en Sierra Leone avec un portefeuille de programmes de plus de 15 projets financés par différentes récompenses, dans plusieurs secteurs : éducation, santé. , la protection, les moyens de subsistance et la gouvernance.

Le titulaire du poste assure la direction et la gestion globales du département de la chaîne d’approvisionnement à travers le pays, y compris la gestion matricielle pour soutenir tous les bureaux extérieurs .

Le but de ce poste est d’élaborer et de mettre en œuvre la stratégie de chaîne d’approvisionnement de Save the Children et de gérer sa livraison et ses systèmes. Le poste assumera la responsabilité de la coordination interne et externe, garantissant une approche d’optimisation des ressources dans toutes les fonctions de la chaîne d’approvisionnement, et fournissant des conseils techniques à diverses fonctions. Un élément clé de ce rôle consiste à fournir des conseils stratégiques et opportuns à l’équipe de haute direction. Le titulaire du poste joue un rôle crucial en tant que gardien des politiques et procédures de la chaîne d’approvisionnement mondiale et nationale et identifie les changements ou la personnalisation nécessaires tout en révisant la politique chaque année. Le poste dirigera une équipe de chaîne d’approvisionnement d’environ 15 employés, à l’exclusion des chauffeurs.

 PORTÉE DU RÔLE :

Relève de : Directeur des opérations du programme

Effectif rattaché à ce poste :

Directe : 2

Rapports de gestion indirects ou matriciels : 4

Responsabilités budgétaires :  N/A

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ : 

Stratégie

• Travailler avec le directeur des opérations du programme et l’équipe de la chaîne d’approvisionnement du bureau régional pour garantir l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement dans le programme de pays et élaborer un plan stratégique de la chaîne d’approvisionnement du pays pour les 2 prochaines années. 
• Préparer une analyse de gestion mensuelle sur la chaîne d’approvisionnement pour aider le pays SMT à prendre des décisions éclairées.

Conformité 

• Garantir le respect des normes et procédures minimales de Save the Children liées à la chaîne d’approvisionnement à travers le pays.

Système

Veiller à ce que les systèmes suivants soient mis en place et fonctionnent efficacement.

• Coordination de toute la chaîne d’approvisionnement du programme ; en étroite collaboration avec le bureau régional, gérer et développer selon les besoins les procédures et politiques du pays pour la  gestion des achats, des flottes de véhicules, des actifs et des systèmes de communication, et de la préparation aux situations d’urgence conformément aux directives et procédures de Save the Children.
• Veiller à ce que les normes minimales de Save the Children en matière de procédures de chaîne d’approvisionnement et de politiques nationales soient respectées tout au long du programme national, en informant et en formant tout le personnel concerné si nécessaire. 
• Le transport international de fret par voie terrestre, maritime et aérienne est conforme aux budgets et aux besoins du programme, conformément aux procédures SCI Global 3PL : garantir l’utilisation du moyen de transport le plus rentable et le plus fiable pour la livraison en temps opportun des fournitures aux projets.
• Gestion des flottes de véhicules conformément aux normes de Save the Children International ; assurer une allocation appropriée et une utilisation sûre des véhicules tout au long du programme et garantir que les calendriers d’entretien et de maintenance sont respectés.
• Veiller à ce que les systèmes appropriés de gestion et d’administration des stocks soient respectés tout au long du programme, selon les besoins. Surveiller les niveaux de stock des projets, à l’aide du système de gestion des stocks totaux, et conseiller sur le stockage et le réapprovisionnement appropriés pour répondre aux demandes du projet.
• Assurez-vous que les niveaux de stocks sont gérés de manière appropriée et que la durée de conservation/dates d’expiration sont gérées.
• Veiller à ce qu’une gestion et des contrôles appropriés de la chaîne d’approvisionnement soient en place pour les produits pharmaceutiques et alimentaires.
• Centraliser la chaîne d’approvisionnement du programme pays en mettant en place des centres d’approvisionnement efficaces au niveau national pour utiliser efficacement les ressources et être le point focal pour les commandes internationales passées via RPU. Veiller à ce que les pratiques d’approvisionnement locales et nationales soient conformes aux réglementations de SCI et des donateurs.
• Assurer la liaison étroite avec les personnes focales de sécurité et garantir que toutes les directives et procédures de sécurité sont pleinement intégrées dans les directives et procédures de la chaîne d’approvisionnement. Cela implique de s’assurer que tous les véhicules sont équipés d’IVMS.
• En consultation avec les responsables de la sécurité, le responsable informatique et l’équipe des opérations, pour garantir que les systèmes de communication du programme dans tous les sites du programme fonctionnent efficacement et garantir la normalisation de tous les systèmes de communication dans tous les sites du programme fonctionnent efficacement et assurer la standardisation de tous les équipements de communication dans tout le pays.
• Veiller à ce que le registre centralisé des actifs du programme soit tenu à jour ; veiller à ce que tous les actifs du programme soient enregistrés, dotés d’un numéro d’actif et de cartes d’identité uniques de Save the Children International, et soient suivis tout au long du programme national.
• Diriger la mise en œuvre de l’eAsset et soutenir la transition des actifs et des données GPE du registre Excel vers l’eAsset. 
• Veiller à ce que pour tous les programmes au stade de la proposition et en cours jusqu’à leur achèvement, il existe un plan de chaîne d’approvisionnement qui fournira les produits, services et infrastructures nécessaires au succès.
• En consultation avec le responsable de la sécurité et l’équipe des opérations, garantir que les systèmes de communication du programme dans tous les sites du programme fonctionnent efficacement et assurer la standardisation de tous les équipements de communication dans tout le pays.

Renforcement opérationnel et des capacités : 

En étroite collaboration avec l’équipe Programmes et Opérations pour :

• Veiller à ce que le programme de pays dans son ensemble ait la capacité de gérer efficacement la chaîne d’approvisionnement de base afin de renforcer la capacité de la chaîne d’approvisionnement pour répondre efficacement aux urgences.
• Participer à l’élaboration de toutes les nouvelles interventions proposées en fournissant un aperçu des exigences de la chaîne d’approvisionnement dans l’élaboration de propositions de projets et de projets ultérieurs.
• Développer les aspects de la chaîne d’approvisionnement du plan de préparation aux situations d’urgence du programme de pays 
• Fournir un soutien direct à la gestion, une formation et un mentorat aux logisticiens de terrain de la chaîne d’approvisionnement du Nigeria et fournir des commentaires tout au long du processus d’examen quant à leurs performances et leur capacité à assumer leur rôle. 

Liaison 

• Assurer la liaison étroite avec l’unité de chaîne d’approvisionnement du bureau régional et de Londres en général pour soutenir les initiatives du siège social autour des systèmes mondiaux de chaîne d’approvisionnement, selon les besoins.
• Participer aux réunions du cluster Supply Chain tenues en Sierra Leone, si elles sont actives, et représenter la position et les intérêts de Save the Chidren. 
• Assurer la liaison avec les gouvernements, l’administration locale, l’ONU et d’autres agences si nécessaire et dans le cadre de la compétence du responsable de la chaîne d’approvisionnement.

Gestion du personnel, mentorat et développement – ​​Chaîne d’approvisionnement

• Pour gérer techniquement le rapport du personnel à vous
• Fournir un soutien technique quotidien au personnel de la chaîne d’approvisionnement dans les bureaux de terrain, surveiller leurs performances et fournir une formation professionnelle pour combler toute lacune dans la capacité de la chaîne d’approvisionnement au personnel de la chaîne d’approvisionnement, au personnel du programme et aux partenaires.
• Assurer un personnel approprié au sein de la chaîne d’approvisionnement, y compris le personnel des sous-bureaux.
• Assurez-vous que tout le personnel comprend et est capable de remplir son rôle en cas d’urgence.
• Gérer l’équipe de la chaîne d’approvisionnement ; définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique si nécessaire et évaluer régulièrement les subordonnés directs.
• Assurer le recrutement, la formation et la promotion du personnel, le cas échéant, et garantir la disponibilité d’opportunités de développement professionnel appropriées pour le personnel.
• Gérer la performance de tout le personnel du domaine de travail de la chaîne d’approvisionnement à travers :
  • Utilisation efficace du système de gestion des performances, y compris l’établissement d’objectifs clairs et mesurables, une rétroaction continue, des examens périodiques, des évaluations équitables et impartiales.
  • Coaching, mentorat et autres opportunités de développement :
  • Reconnaissance et récompenses pour des performances exceptionnelles.
• Documentation des performances moins que satisfaisantes, avec améliorations des performances/plans de travail appropriés.

COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique )

Responsabilité:

• se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et du modèle des valeurs de Save the Children
• tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de s’acquitter de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires et sympathisants externes
• valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• accessible, bon auditeur, facile à parler.

La créativité:

• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité:

• honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité

QUALIFICATIONS 

• Diplôme d’études supérieures, de préférence en commerce/administration publique, économie, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou toute autre discipline pertinente.
• De plus, une licence/certification professionnelle en Supply Chain/Supply Chain serait un avantage.
• Au moins 7 ans d’expérience professionnelle pertinente dans la chaîne d’approvisionnement, dont au moins 3 ans à un niveau de direction.
• Expérience de travail dans un contexte logistique et sécuritaire complexe, avec une infrastructure minimale.
• Une expérience dans la gestion des chaînes d’approvisionnement médicales sera un avantage.
• Expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie opérationnelle complexe de chaîne d’approvisionnement internationale pour soutenir différents types de programmes et dans la coordination des ressources pour atteindre les objectifs du programme.
• Expérience significative d’une ONGI dans la chaîne d’approvisionnement et la gestion opérationnelle, au sein d’un programme national complexe/à grande échelle, de préférence dans des environnements d’intervention d’urgence/humanitaires.
• Expérience substantielle dans tous les domaines techniques des opérations de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’approvisionnement, le transport, la distribution, l’entreposage et la gestion des stocks, la gestion de flotte et la gestion des actifs.
• Expérience de travail dans des bases de terrain éloignées avec une infrastructure limitée
• Expérience avérée dans la gestion et la supervision d’autres personnes dans la chaîne d’approvisionnement, y compris la formation, le renforcement des capacités et le mentorat.
• Capacité à synthétiser et analyser des informations complexes et à prendre des décisions claires et éclairées
• Expérience de conseiller et de soutenir d’autres personnes à tous les niveaux sur les aspects de la chaîne d’approvisionnement d’un programme, y compris la réflexion stratégique, la planification et les relations avec les donateurs.
• Capacité à établir rapidement des relations positives et productives avec un large éventail de parties prenantes, tant en interne qu’en externe.
• Excellentes compétences en planification, en gestion et en coordination, avec la capacité d’organiser une charge de travail importante composée de tâches et de responsabilités complexes et diverses
• Une bonne communication (écrite et orale) et des compétences interpersonnelles en anglais avec une expérience dans la gestion d’équipes multiculturelles sont fortement requises.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

Essentiel

1. Donner des résultats

Assumer la responsabilité personnelle et tenir les autres responsables de la réalisation de nos objectifs ambitieux pour les enfants, en améliorant continuellement leurs propres performances ou celles de l’équipe/de l’organisation.

Niveau requis : Avant-garde

1. Résolution de problèmes et la prise de décision

Prend des décisions efficaces, réfléchies et opportunes en rassemblant et en évaluant les informations pertinentes provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de l’organisation.

Niveau requis : Avant-garde

1. Appliquer l’expertise technique et professionnelle

Applique l’expertise technique et professionnelle requise selon les normes les plus élevées ; promeut et partage les meilleures pratiques au sein et à l’extérieur de l’organisation.

Niveau requis : Accompli

1. Travailler efficacement avec les autres

Travaille en collaboration pour atteindre des objectifs communs et s’épanouit grâce à la diversité des personnes et des perspectives ; sait quand diriger, quand suivre et comment garantir un travail transfrontalier efficace.

Niveau requis : Accompli

Responsabilités professionnelles supplémentaires

Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite du raisonnable compte tenu de son niveau de compétences et d’expérience.

Opportunités égales 

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Protection des enfants :

Nous devons assurer la sécurité des enfants, c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Protéger notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et sécurité

Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.