Le PNUD recrute un(e) Associé(e) aux Achats, Ouagadougou, Burkina Faso
En étroite collaboration avec les équipes de programme du PNUD et d’autres unités du bureau de pays, l’équipe des opérations soutient le bureau de pays du PNUD et la mise en œuvre du programme en fournissant des services pertinents et opportuns en matière de procurement, de finances, de TIC et de services numériques, de services administratifs généraux, de services communs et d’appui aux ressources humaines. L’accent est mis sur la collaboration, l’innovation, la rapidité et l’efficacité administrative, ainsi que sur les services consultatifs pour une meilleure planification.
L’unité contribue à un engagement collectif avec d’autres équipes, partenaires et clients pour offrir des services opportuns, bien planifiés et efficaces qui répondent aux normes et exigences des politiques et procédures du PNUD. L’équipe exploite l’innovation et les solutions numériques, tout en favorisant un environnement d’apprentissage continu.
Dans l’objectif de renforcer son équipe en matière de procurement, le PNUD Burkina Faso recrute un(e) Associé(e) aux Achats.
Fonctions et responsabilités
Le/la titulaire du poste devra remplir des taches suivantes :
Mettre en œuvre des stratégies et des politiques de passation de marchés conformes aux principes d’équité, d’intégrité et de transparence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
- Assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, règlements et politiques du PNUD, par la mise en œuvre de contrôles internes efficaces ;
- Élaborer et mettre à jour des rosters de fournisseurs par l’évaluation et la sélection;
- Apporter un appui à l’élaboration le contenu des procédures opérationnelles normalisées (POS) en matière d’approvisionnement interne et cartographier les processus opérationnels d’approvisionnement du CO en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
Organiser la mise en œuvre de stratégie et du processus d’approvisionnement axés sur la réalisation des résultats suivants :
- Préparer des plans d’approvisionnement du bureau et des projets et suivi de leur mise en œuvre ;
- Appuyer dans la mise en place du processus d’acquisition incluant la préparation des documents tels que RFQs, ITBs ou RFPs, réception de cotations, des offres ou propositions, leur évaluation préliminaire, négociation de certaines conditions de contrat conformément aux règles et procédures du PNUD ;
- Mettre en œuvre des processus d’approvisionnement conjoints pour les Agences des Nations Unies conformément à la réforme de l’ONU.
- Appuyer le processus de gestion des consultants nationaux et internationaux (IC) ;
- Préparer des ordres d’achat et des contrats dans et en dehors d’Atlas, préparation des ordres d’achat récurrents pour la passation de marchés de services. L’Associé aux Achats a le profil d’Acheteur dans Quantum;
- Préparer des mémo présentés au Comité des achats, des actifs et des marchés publics (CAP) et au Comité consultatif sur les marchés publics (ACP) ;
- Mettre en œuvre le système de contrôle interne qui garantit que les ordres d’achat sont dûment préparés et expédiés. Mesures correctives opportunes sur les Bons de commande avec des erreurs de vérification budgétaire et d’autres problèmes ;
- Préparer et présenter des rapports sur l’approvisionnement dans le Programme;
- Appuyer à la préparation des contrats de longue durée (Long Term Agreement).
Assurer un appui dans la gestion et le contrôle adéquat des biens du bureau en mettant l’accent sur les résultats suivants :
- Appuyer le processus de gestion des biens et équipements en mettant à disposition tous les documents d’acquisition ;
- Appuyer l’acquisition des fournitures de bureau.
Assurer le partage des connaissances au Bureau Pays en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
- Organiser des sessions de formations pour le personnel des opérations et des projets sur l’approvisionnement ;
- Faires des synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement;
- Contribuer aux renforcement du réseau des connaissances.
Compétences
Le cœur de l’entreprise
Obtenir des résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en permanence :
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information
S’adapter avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination :
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est confiant
S’engager et s’associer :
NIVEAU 1 : fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
Gestion d’entreprise
Gestion de projet : Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.
Approvisionnement
Gestion des contrats : Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Gestion des marchés publics : Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables.
Gestion des parties prenantes : Capacité à travailler avec des informations incomplètes et à équilibrer des intérêts divergents afin de créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.
Gestion des fournisseurs et des relations : Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des fournisseurs et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques. Capacité à comprendre et à traiter une situation commerciale d’une manière susceptible d’aboutir à un bon résultat.
Direction et stratégie de l’entreprise
Sens des affaires : connaissance et compréhension des cadres opérationnels de l’organisation et capacité à porter un jugement éclairé et à prendre des décisions rapides dans ces cadres.
Gestion de l’entreprise
Gestion des risques : Capacité à identifier et à organiser l’action autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques.
Compétences et expérience requises
- Un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat).
- Un diplôme universitaire est souhaité, mais pas exigé (Licence, bac+3) en transport logistique.
- Une expérience d’au moins six (06) ans (pour les titulaires du Baccalauréat) ou trois (03) ans (pour les titulaires du diplômes universitaires) sur un poste similaire au niveau des Programmes/projets en exécution nationale ou autres types de projets financés par le PNUD ou par d’autres donateurs est requise ;
- Une certification CIPS de niveau 1 ou supérieur est hautement souhaitable et sera exigée au moment du recrutement, conformément aux règles du PNUD ;
- Expérience avérée des procédures des appels d’offres, passation et gestion des contrats similaires en matière de maîtrise d’ouvrage/d’œuvre déléguée, de sous-traitances de travaux et de formation d’artisans/entrepreneurs ;
- Bonne compréhension du contexte burkinabè ;
- Excellentes capacités d’engagement et de relation avec les communautés, les organisations étatiques et de la Société civile ;
- Bonne maitrise des questions du genre/égalité des sexes et de leurs prises en compte dans la conception, la mise en œuvre et le suivi des activités sur le terrain ;
- Connaissance pratique de l’utilisation de l’outil informatique (MS-Office, Windows, Word, Excel, etc.) ;
- Bonne capacité d’analyse et de négociation ;
- Esprit d’initiative et bonne capacité de jugement et d’analyse ;
- Aptitude à effectuer des missions à l’intérieur du Burkina Faso même dans les zones dites à risque ;
- Une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies, notamment du PNUD sera un atout ;
- Une expérience des projets de développement dans les organisations internationales serait un atout ;
- Une expérience antérieure de travail à ce même niveau de poste en particulier dans le système des Nations Unies, serait un atout ;
- Bonne maîtrise du système Quantum serait un atout ;
- Être capable de travailler sous pression, en équipe et dans un environnement multiculturel ;
- Excellente capacité de communication orale et écrite en ce qui concerne les questions techniques en français;
- Maîtrise de la langue française ;
- Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un atout