ALIMA recrute un Responsable Approvisionnement Mission (H/F), Haïti

ALIMA recrute un Responsable Approvisionnement Mission (H/F), Haïti

ALIMA à Haïti

En Novembre, ALIMA a mené une mission exploratoire en Haïti, afin de mieux comprendre les besoins actuels, plus spécifiquement à Port-au-Prince. Vu la mission d’ALIMA, nous nous somme concentré sur les besoins humanitaires en termes de santé, à travers l’identification des populations les plus vulnérables et des obstacles restreignant l’accès aux services de santé. Ce qui est ressorti de nos évaluations est un besoin criant d’acteurs en santé et donc une forte volonté à intervenir le plus tôt possible en 2024. Un équipe s’est donc rendue en Haïti en Février pour le démarrage des activités.

Lieu de mission : Port-au-Prince (Haïti) avec déplacement réguliers sur les projets

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

• Rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice logistique de la mission (responsable hiérarchique) et au Responsable approvisionnement du siège (responsable fonctionnel)

• Encadre éventuellement un assistant, un acheteur,

• Collabore avec les équipes logistiques, financières et opérationnelles et le service médical (pharmacie, biomed)

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Le.la responsable approvisionnement supervise la chaîne d’approvisionnement de la mission dans son ensemble (toutes ses unités : achats, entrepôt, transport et douanes…) et garanti une chaîne d’approvisionnement efficiente et efficace conformément aux politiques et normes d’ALIMA.

1. Lien avec les autorités et les fournisseurs

• Se charge du suivi et de la mise à jour des informations concernant les réglementations nationales d’importation.

• Se charge de la rédaction de la procédure de dédouanement et veille à sa mise à jour régulièrement.

• Assure le suivi de la documentation et à l’obtention des exonérations des missions.

• Documente et consolide la connaissance Approvisionnement dans la mission (types de biens disponibles, ressources maintenance, procédures douanières, transitaires, taxes et exonération, voie d’approvisionnement, Import/Export, autres acteurs…)

• Identifie les nouveaux partenaires potentiels selon les types de marché et assure et suivi de la base fournisseur

2. Planification et propal

• Participe à l’élaboration du plan d’approvisionnement annuel et des plans d’approvisionnement et chronogrammes d’achats spécifiques à toutes les propositions de projet

• Assure la planification des commandes internationales et nationales avec les projets et Met en place un chronogramme d’approvisionnement adéquat et approprié selon le contexte.

• Maîtrise les procédures bailleurs en fonction du type d’approvisionnement et s’assure de la bonne application.

• Veille à la mutualisation avec les autres ONG et clusters, et à faire des visites de fournisseurs communes

3. Procédures

• Réalise tous les trimestres des contrôles interne sur les dossiers d’achats des projets

• Veille à la qualité et la bonne organisation de tout le circuit d’approvisionnement de la mission.

• Définit les objectifs de chaque unité (projets) d’approvisionnement selon la stratégie globale d’approvisionnement du pays/mission. Planifie, coordonne et supervise les tâches quotidiennes des unités d’approvisionnement sur le plan de la coordination et établit leur niveau de priorité.

• Assurer la mise en place et le suivi des outils et des procédures standards de gestion de la chaîne d’approvisionnement dans la mission.

• Garantit, au niveau de la mission, le bon fonctionnement des approvisionnements ainsi que le respect des procédures standard d’ALIMA en matière d’approvisionnement.

• Vérifier la conformité des dossiers d’achat aux procédures ALIMA et aux exigence bailleur en terme d’audit

• Met en place des indicateurs de performance (KPI’s) pour son équipe et en assure le suivi.

• S’assure que les règles pratiques d’approvisionnement sont connues (briefings) et appliquées par les membres de l’équipe,

• Élaborer le rapport mensuel d’activité.

• Effecteur l’archivage sur le drive en suivant l’arborescence ALIMA

4. Lien avec les projets

• Assure le bon déroulement des expéditions jusqu’aux projets : respect des délais, des bonnes conditions de transport du matériel transporté et de la présence des documents adéquats pour le transport : Cargo Manifest, PackingList, Contrat transport, Accusé de Réception.

• Assure de la mise en place de procédures de sécurité en matière de transport, le cas échéant accompagne les corrections.

• Met en place un système approprié de communication avec les projets et s’assure de la circulation vers les autres départements de l’information concernant le statut des commandes et l’état d’avancement du processus de dédouanement.

•  Effectue des visites régulières dans les projets pour s’assurer de la bonne gestion du circuit d’approvisionnement

• Assure la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions normales et d’urgence sur les projets concernés.

•  Assure l’approvisionnement des projets que ce soit international ou national.

• Effectue des visites dans les projets et s’assure de la bonne gestion du circuit d’approvisionnement.

• Met en place un système de communication avec les projets pour la collecte des données et organise la bonne circulation de l’information au sein des équipes supply du pays/mission.

5. Encadrement et animation d’équipe

• Définit et évalue les besoins en RH, en fonction de la charge de travail de son service et assure la répartition des tâches et des responsabilités et, si requis, soumettre un plan de redimensionnement au Coordinateur Logistique.

• Assure le renforcement des compétences du personnel d’approvisionnement de la mission par le biais de formation, ateliers, coaching, encadrement.

6. Mise en oeuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:

• Participe aux formations et séances de sensibilisation

• Applique les standards relatifs à la prévention des abus

• Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur