Le PNUD recrute un(e) associé(e) administratif(ve) et financier(e) OCHA, Ouagadougou, Burkina Faso
Contexte :
Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Duties and Responsibilities :
- Prendre les rendez-vous de la chef du bureau tenir à jour son emploi du temps, recevoir les visiteurs de haut rang, effectuer et filtrer les communications téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
- Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les correspondances y joindre les informations de base nécessaires et assurer le suivi ;
- Coordonner les services de secrétariat de la Chef du Bureau et vérifier les correspondances, documents qui doivent être signés par elle ;
- Etablir des réquisitions pour les besoins en fournitures, acquisitions de biens et services du bureau capital et suivre la livraison ;
- Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites, etc en appui à l’unité concernée, assister à la préparation du budget des activités spécifiques et produire les rapports des dépenses ;
- Assurer le contact avec les visiteurs et le personnel ;
- Rédiger les memos de diverses requêtes à l’attention du PNUD ;
- Gérer la petite caisse du bureau à travers le système UMOJA ;
- Effectuer les payements des différentes factures du bureau à travers le système UMOJA ;
- Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine) ;
- La préparation des conférences, séminaires, retraites, réunions etc. internes et externes ;
- L’identification des lieux des évènements, l’étude des propositions des hôtels, l’établissement des bons de commande et la vérification de la conformité de la proposition de l’hôtel retenu ;
- Vérification en temps opportun des pièces justificatives interservices (IOV) garantissant l’exactitude des comptes et permettant un rapprochement avec le système comptable d’OCHA ;
- Exercer d’autres fonctions administratives et tâches demandées par le superviseur dans les limites de ses compétences et aptitudes.
Compétences :
Required Skills and Experience :
- Avoir un minimum de 2 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des finances dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale ;
- Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Internet) ;
- Avoir la maîtrise du Français (écrite et verbale) ; la connaissance de l’Anglais serait un atout ;
- Avoir une connaissance du système des Nations Unies serait souhaitable ;
- Avoir une connaissance de l’interface UMOJA serait un atout ;
- Être capable de travailler dans un environnement sous pression ;
- Être de nationalité BURKINABE.
- Disposer d’une parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
- Avoir une bonne connaissance de l’Anglais ;
- Avoir une connaissance des langues nationales serait un atout.
- OCHA à l’instar des autres agences des Nations Unies fait la promotion de l‘égalité et de l’équité entre les genres. A cet effet, les candidatures féminines sont fortement encouragées ;
- Merci de noter que le Bureau OCHA Burkina Faso est dans un environnement non-fumeur ;
- Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Disclaimer
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