Triangle Génération Humanitaire recherche un chargé d’administration et de liaison, Tchad

Triangle Génération Humanitaire recherche un chargé d’administration et de liaison, Tchad

 

INTRODUCTION :

Triangle Génération Humanitaire (TGH) est une organisation internationale, non partisane et à but non lucratif qui opère selon des principes de stricte neutralité, d’impartialité politique et religieuse et de non-discrimination. TGH a lancé sa mission au Tchad en novembre 2023 en réponse à la crise à la frontière avec le Souda. Depuis lors, TGH met en œuvre des projets dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens de subsistance, de l’approvisionnement en eau, eau hygiène et assainissement et dans l’éducation.

 

RESPONSABILITE GENERALE :

Sous la supervision du chef du département administratif, financier et RH, le chargé d’Administration et de liaison devra s’occuper globalement des tâches administratives, financières et logistiques liées au bureau de TGH à N’Djaména. Il aura un rôle important dans la liaison avec les différentes autorités et institution étatiques.

 

DESCRIPTION DE LA FONCTION :

1. Administration générale

• Assurer et soutenir la mise en œuvre correcte de toutes les règles et procédures administratives et financières.
• Assurer un archivage efficace de tous les documents administratifs et financiers au bureau de N’Djamena.
• Fournir une traduction des documents bancaires (lettres, relevés, etc.) sur demande.
• Assurer le contrôle et la classification de toutes les factures et de leurs pièces justificatives pour N’Djamena (en coordination avec l’équipe Log et d’autres collègues concernés), ainsi que leur archivage adéquat.
• Assurer le suivi des contrats, le paiement des loyers et des factures pour tous les locaux de TGH (en coordination avec l’équipe Log).
• Assurer le paiement des factures logistiques et du programme en respectant les procédures financières de TGH et le processus de gestion de la trésorerie.
• Contribuer au suivi des achats et collecter, contrôler et suivre toutes les données relatives aux autres contrats (achats, services et transports).
• Sur demande, soutenir les coordinateurs de terrain et le personnel des finances et des ressources humaines dans les bases de TGH au Soudan dans leur gestion comptable.
• Veiller au respect du calendrier administratif.
• Informer le responsable des finances, de l’administration et des ressources humaines de TGH de tout changement dans le contexte financier et économique du Tchad ou du Soudan susceptible d’avoir une incidence sur les activités et les finances du TGH.
• Examiner et proposer des améliorations aux outils et lignes directrices de TGH en matière de finances, d’administration et de ressources humaines.

2. Comptabilité et trésorerie :

• Assurer la gestion quotidienne du coffre-fort/de la caisse à N’Djamena.
• Assurer le suivi des avances de trésorerie sur une base hebdomadaire en collaboration avec les différents départements.
• Assurer la mise à jour quotidienne de l’outil comptable en respectant strictement la procédure financière de TGH, y compris l’utilisation précise du code de contrat et de la ligne budgétaire.
• Préparer tous les documents (y compris le rapprochement bancaire et les inventaires de caisses) pour clôturer la comptabilité sur une base hebdomadaire et mensuelle conformément aux procédures de TGH.
• Veiller à ce que la comptabilité soit tenue avec précision dans le(s) fichier(s) informatique(s) approprié(s).
• Assurer le paiement des factures dans les délais impartis, conformément aux politiques financières de TGH.
• Assurer la classification et l’archivage des documents comptables mensuels (factures, copies papier et documents connexes) de la mission.
• Fournir un soutien en matière de pratiques comptables au personnel de la mission TGH Soudan sur le terrain, le cas échéant, y compris des recommandations sur la présentation correcte des documents financiers.
• Assurer la préparation des documents bancaires nécessaires aux transferts en coordination avec le coordinateur financier.
• Sous la supervision du chef des finances, de l’administration et des ressources humaines, participer à la gestion du compte bancaire du TGH au Tchad.
• Préparer régulièrement (au moins une fois par mois) les rapprochements bancaires et les rapprochements de trésorerie.

3. Rapports aux donateurs, audit et contrôle interne :

• Assurer un contrôle financier interne rigoureux (respect des procédures financières de TGH et bonne utilisation des différents outils).
• Préparer et classer les factures, les dossiers d’achat, les dossiers des ressources humaines et les autres documents demandés pour tout audit financier, contrôle ponctuel ou autre évaluation effectuée par les donateurs ; participer aux audits, aux contrôles ponctuels ou aux visites des donateurs.
• Contribuer aux rapports financiers et au suivi des contrats de financement des donateurs en liaison avec le coordinateur financier, le chef des finances, de l’administration et des ressources humaines et d’autres collègues concernés.

4. Administration et liaison en matière de ressources humaines :

• Préparer et maintenir les dossiers et processus liés aux ressources humaines pour le personnel national de TGH basé au Tchad (salaires, indemnités de déplacement, etc.).
• Mettre en place, gérer et tenir à jour les dossiers du personnel national (fiches de paie, feuilles de présence, demandes de congé, absences, rapports de maladie, suivi de la carte à gratter, carte d’identité en cours de validité, etc.)
• Assurer le suivi des travailleurs journaliers du Tchad, en veillant à ce que l’outil soit correctement rempli et que la procédure d’embauche des travailleurs journaliers soit respectée.
• Sur demande, il a participé aux processus de recrutement du personnel de TGH basé au Tchad.
• Sur demande, apporter un soutien aux tâches RH liées au personnel expatrié ou soudanais en visite ou basé au Tchad (indemnités journalières, etc.).
• Gérer les tâches de liaison liées aux ressources humaines pour les expatriés de TGH et le personnel national soudanais au Tchad (visas, copies certifiées des passeports, autorisations de voyage, etc.) ; informer régulièrement la direction de la mission (directeur national, chef des finances, de l’administration et des ressources humaines) de l’état d’avancement de ces tâches de liaison.

5. Autres tâches :

• Effectuer d’autres tâches connexes selon les instructions des coordinateurs des finances et des ressources humaines et du chef des finances, de l’administration et des ressources humaines.
• Sur délégation du directeur national, effectuer d’autres tâches de liaison (par exemple avec le SPONGAH ou d’autres autorités).
• Assurer l’interprétation ou la traduction de liaison pour le personnel expatrié, selon les besoins, au Tchad.

 

Connaissances et expérience requises :

• Licence gestion/Administration ou expérience équivalente dans un domaine pertinent.
• 3 ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d’une ONGI.

Compétences :

• Compétences avérées en finance/comptabilité, en gestion des ressources humaines et/ou en liaison.
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit ; l’arabe est un atout.
• Compétences informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet)
• Excellentes compétences en matière d’analyse et d’établissement de rapports
• Solides compétences en matière de planification et d’organisation
• Compétences en matière de résolution de problèmes.
• Capacité à transmettre des informations difficiles aux responsables.
• Capacité à gérer son temps et à établir des priorités.
• Excellentes compétences interpersonnelles

Caractéristiques personnelles :

• Pro-actif, travailleur et capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision
• Intégrité irréprochable et respect de la confidentialité
• Avoir l’esprit d’équipe et être capable d’établir des relations interpersonnelles respectueuses et amicales avec ses collègues.

Contrat proposé :

• Date de début : 15/02/2024 ;
• Durée du contrat : 4,5 mois renouvelable pour une longue durée

 

COMMENT POSTULER :

Les candidats intéressés devront soumettre leur CV, lettre de motivation, dossier académique et professionnel à l’adresse recruitment.soudan@trianglegh.org avec pour objet d’email : « Admin & Liaison Officer-Chad ».

Les emails ayant un autre objet ne seront pas pris en compte.

Période de soumission : du 23 Janvier 2024 au 10 Février 2024

TGH s’engage à promouvoir la diversité au sein de ses équipes et encourage tous les candidats, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur religion et de leur origine ethnique, à poser leur candidature pour devenir membre de l’organisation.

TGH promeut et défend les principes de l’égalité des chances et ses politiques en matière de protection des bénéficiaires contre les abus sexuels et de protection de l’enfance. TGH applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute atteinte ou exploitation d’un adulte vulnérable ou d’un enfant par l’un de ses collaborateurs, représentants ou partenaires. Le recrutement à tous les postes de HI inclut la collecte de références pertinentes. La protection de nos bénéficiaires est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons.

TGH ne prend aucun frais de candidature !!!!!!!