Terre des hommes (Tdh) recrute un(e) Assistant(e) de direction, Bamako, Mali

Dans le cadre de ses activités au Mali, elle recherche pour un an avec possibilité de renouvellement :

01 Assistant.e de direction

Sous la responsabilité directe du chef de délégation et en relation fonctionnelle avec tous les départements programmes et supports de la délégation, l’assistante de direction sera responsable de la gestion du secrétariat et des activités administratives de la délégation. Elle participera aux actions de communication interne et viendra en appui aux services supports et aux programmes dans ses domaines de compétences.

Responsabilités Spécifiques du Poste

Secretariat, administration et accueil:

•  Assurer un flux structuré de la transmission des informations internes et externes formelles sur demande du chef de délégation.
•  Gérer l’agenda du chef de délégation, la prise de rendez-vous et veiller à la bonne planification des rendez-vous ;
•  Gérer l’agenda des rencontres du Country Leadership Team et rédige les comptes rendus de ces rencontres ;
•  Soumettre au chef de délégation les courriers entrants et après validation les diffuser à qui de droit ;
•  Assurer un système d’archivage efficace des documents institutionnels clés pour la délégation (contrats bailleurs, accords de collaboration/partenariat, accords opérationnels, conventions, MoU, demande de financements, etc.) ;
•  Participer à la compilation des rapports mensuels/périodiques dus au ministère de l’administration territoriale et en assurer le dépôt et l’archivage ;
•  Rédiger les correspondances internes et externes à la demande du Chef de délégation et/ou en soutien aux responsables des autres départements ;
•  Mettre régulièrement à jour les documents administratifs internes (répertoire téléphonique du personnel, des partenaires) ;
•  Participer sur demande du Chef de délégation à la rédaction des notes internes d’information ou de services ;
•  Assister le Chef de délégation dans le suivi et l’archivage des dossiers ;
•  Apporter un appui aux équipes de coordination dans la préparation des voyages/missions externes (hors Mali)

Communication:

•  Faire une revue journalière de la presse au chef de délégation (surligner dans les journaux les articles en lien avec la sécurité et les activités de Tdh et joindre les articles du net) et lui remettre chaque jour les parapheurs pour signature selon un rythme qui sera fixé ;
•  S’assurer de l’archivage des documents de presse concernant Tdh au Mali ;
•  Appuyer à la gestion de la communication interne de Tdh (Newsletter, gestion du présentoir, du tableau d’affichage, etc.) ;
•  Participer à l’archivage des documents de la délégation en ligne sur Sharepoint ;
•  Participer à la mise à jour de la cartographie générale des activités de la délégation en lien avec les départements Communication et Q&R.

Ressources humaines, Finances et logistique

•  Assister le département des ressources humaines dans l’organisation des cadres de dialogue et de concertation en interne
•  Assister le département des ressources humaines dans l’organisation des tests de recrutements à Bamako
•  Assurer les pauses lors des ateliers et rencontres de direction
•  Participer aux paiements des participants lors des ateliers et rencontres de direction

Appui aux équipes programmes:

•  Assister les programmes dans les tâches de secrétariat, dans la gestion des documents administratifs et dans l’organisation des ateliers
•  Assister le chef de délégation et/ou son adjoint dans la préparation des rencontres avec les partenaires
•  Enregistrer, trier et dispatcher le courrier par département et suivant les instructions du Chef de délégation
•  Assurer toutes les autres tâches entrant dans le cadre de ses compétences.

Valeurs et politiques institutionnelles:

•  Véhiculer une image positive et professionnelle de la Fondation. Veiller en particulier au respect du mandat, des politiques thématiques, de l’éthique, des valeurs et du discours de la Fondation vis à vis des tiers 
•  Respecter dans ses activités professionnelles les valeurs de la Fondation : engagement, courage, respect, ambition 
•  S’engager à respecter la politique anti-fraude et corruption de Tdh 
•  S’engager à respecter et promouvoir la Politique de Sauvegarde de l’Enfance de Tdh et les principes liés aux droits des enfants 
•  Mener ses activités dans le respect des principes humanitaires 
•  Connaître et appliquer les politiques de gestion des risques opérationnels et signale tout incident, suspicion ou violation de ces politiques 
•  Appliquer scrupuleusement les consignes de sécurité.

Formations et Qualifications

•  Être titulaire au minimum d’un bac+4 (gestion administrative, secrétariat de direction ou tout autre domaine équivalent).

Expériences

•  Avoir une expérience significative dans un poste ou domaine similaire ;
•  Expérience dans un projet de développement ou une organisation internationale est un atout ;
•  Bonnes aptitudes d’organisation du travail ;
•  Très bonne capacité d’accueil et de relationnel ;
•  Grand sens de la confidentialité ;
•  Grande capacité d’écriture synthétique ;
•  Maîtrise parfaite de l’outil informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, et Internet) ;
•  Parfaite maîtrise écrite et orale du français ;
•  Connaissances/maitrise de l’anglais serait un atout.

Langues : Capacité de parler Français et Bambara couramment (l’anglais est un atout).

Connaissance IT : Maîtrise des outils usuels Word-Excel-Power Point- Access -Outlook.

« Nous assurons la sauvegarde des enfants et des adultes à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement en faveur de la sauvegarde des enfants et des adultes et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Terre des Hommes dispose d’une politique de sauvegarde, dont tout candidat se doit de respecter et défendre. Nous sommes à « tolérance Zéro » face à tous cas d’abus sur les bénéficiaires, les membres de la communauté et le personnel.