Expertise France recrute un Coordinateur des fonctions transversales, Moroni, Comores

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource au niveau de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Management

• Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de la CAM ;
• Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
• Participe, en lien avec les services compétents de l’agence, aux processus de gestion de la sécurité des équipes projet.

Gestion financière

• En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;
• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
• Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
• Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
• Responsable de la sécurité financière ;
• Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs ;
• Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège.

Passation de marchés et subventions

• En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Achats et Logistiques qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;
• Met en place, avec le/la responsable Achats et Logistiques, le processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes.

Logistique et Evènementiel

• En lien étroit avec le/la responsable Achats et Logistiques: supervision des activités logistiques du bureau et des projets ;
• Met en place le processus logistique de la CAM et le communique aux projets pour l’organisation d’ateliers, formations et évènements liés aux projets ;
• Supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, gestion des baux de location et informatique ;
• Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau
• Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs.

Administration/RH

• Définition de la grille salariale d’EF aux Comores ;
• En lien étroit avec le/la responsable RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervision de la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation) ainsi que l’harmonisation d’une politique salariale (grille de salaires) ;
• Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets ;
• En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements ;
• En lien étroit avec le/la responsable RH, accompagne le déploiement d’un dispositif permettant à EF d’être employeur direct aux Comores.

Contrôle interne

• Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;
• Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain.