Concern Worldwide recrute un(e) Secrétaire réceptionniste, Niamey, Niger

Concern Worldwide recrute un(e) Secrétaire réceptionniste, Niamey, Niger

 

 

Avis de recrutement

Secrétaire Réceptionniste

Réf du poste: ADM/S-R/32/2023

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,

Nous cherchons : Un (e) (1) Secrétaire Réceptionniste

Lieu : Basé(e) à Niamey

Superviseur : Senior Admin/RH

Grade : 3.

Département : Admin/RH

Autres Avantages : Couverture médicale, prime de transport, prime de tabaski et ramadan, perdiem en cas de mission, congé de 30 jours/an.

I. Rôle principal :

Sous la supervision hiérarchique de la Senior ADM/RH Officer, le/ la Secrétaire Réceptionniste est chargé(e) d’assurer toutes les opérations liées à la gestion du secrétariat, des fournitures de bureau et des produits d’entretien.

II. Tâches et responsabilités principales :

• Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux personnes concernées ;
• Prendre les messages téléphoniques et les passer rapidement aux personnes concernées ;
• Effectuer des appels dans le cadre du service à la demande de la hiérarchie;
• Enregistrer tous les appels téléphoniques sortants sur le registre d’appels ;
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Photocopier et/ou scanner des documents, à la demande, au sein ou hors du bureau;
• Assurer que le courrier soit régulièrement retiré de la boite postale de Concern-Niamey ;
• Expédier le courrier entrant aux personnes concernées ;
• Rédiger les courriers à la demande du supérieur hiérarchique.
• Distribuer les courriers à l’externe à la demande ;
• Suivre l’utilisation des Photocopieurs;
• Tenir à jour le tableau d’affichage et l’archivage des anciennes affiches.
• Assurer les réceptions de certaines commandes administratives.

Responsabilité 2 : Administration

• Assurer la gestion de stock des fournitures du bureau et veiller à son approvisionnement
• Assurer l’approvisionnement des guest house et bureaux de Niamey en produit d’entretien ;
• Assurer la gestion des produits de consommation courante du bureau (thé, café, lait, eau,)
• Appuyer la Senior ADM / RH dans la gestion de l’hygiène dans les guest et dans les bureaux de Niamey ;
• Maintenir le tableau d’affichage du bureau à jour ;
• Classer et archiver les courriers (arrivée et départ) ;
• Rédiger des SR à la demande de la hiérarchie ;
• Estimer les besoins en matériel bureautique, produits d’entretien, ustensile de cuisine… et remonter à la hiérarchie ;

Autres tâches :

En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :

• Promouvoir et garantir le respect des politiques de sauvegarde de Concern et de la politique antifraude, ainsi que de la mise en œuvre des normes humanitaires fondamentales (CHS), y compris le mécanisme de gestion et de réponse aux plaintes (CRM) afin d’assurer une protection maximale aux bénéficiaires du programme.
• Signaler au responsable approprié toutes les violations du CoC et politiques associées. Ceci est un devoir obligatoire de tout le personnel de Concern.
• Participer aux formations et ateliers organisés/identifiés par le supérieur hiérarchique.
• Contribuer autant que possible à la poursuite et à la promotion de la redevabilité y compris les engagements de Concern au CHS.
• Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendues publiques par la Direction.
• Fournir tout appui supplémentaire au programme sur les problèmes Admin quotidiens, et effectuer toute autre tâche supplémentaire, selon les besoins identifiés la Senior ADM/RH.
• Etc.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :

Qualifications/Profil:

• Etre titulaire (BAC + 1 au moins) dans le domaine du secrétariat/ Réception, ou dans une discipline connexe;
  Avoir au minimum 2 ans d’expérience dans le domaine du secrétariat/ Réception, idéalement avec une ONG humanitaire ou une autre expérience pertinente.
• Bonne capacité en rédaction de courriers administratifs ;
• Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés.
• Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à répondre positivement et de manière constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide.
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français.
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
• Très bonnes compétences informatiques.
• Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la responsabilité, la participation et l’égalité du genre.

Compétences :

Caractère essentiel Orientation vers les résultats Patience et bon esprit d’équipe L’intégrité personnelle Raisonnement analytique Proactivité, anticipation Rigueur/attention aux détails Capacité à prendre des initiatives

Compétences essentielles Service à la clientèle Planification et organisation Technologie de l’information Comprendre les autres

Compétences préférés Communication efficace Aptitude à savoir Flexibilité Pensée créatrice la pensée d’indépendant

 

 

 

 

 

 

 

Dépôt et composition des dossiers de candidature:

Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du / de la  candidat (e), une lettre de motivation, et une copie de la carte ANPE devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante :

Niger.hr@concern.net

au plus tard le 02/06/2023 à 10H00.

Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : Réf du poste: ADM/S-R/32/2023

NB : Les dossiers de recrutement ne comportant pas la référence du poste ne seront pas étudiés

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.